Descubra como receber pagamentos de seus clientes e gerenciá-los

Atualmente os empreendedores contam com vários caminhos diferentes para receber pagamentos: dinheiro, transferência, boleto bancário, cheque (cada vez menos utilizado), cartão de crédito (várias marcas e formas de pagamento), cartão de débito, moedas virtuais, entre outros.

Em especial para as empresas e os profissionais que oferecem seus produtos e serviços pela internet, esse tipo de flexibilidade já é uma necessidade constatada, uma vez que normalmente não existe um contato pessoal com os clientes e a busca por comodidade no ambiente virtual costuma ser maior.

Entretanto, para viabilizar e manter um controle seguro dessas transações, é preciso aliar uma boa gestão de vendas a soluções tecnológicas confiáveis. Neste artigo você vai conferir algumas dicas para gerenciar e receber pagamentos e garantir a máxima eficiência do seu negócio. Acompanhe!

Organize-se bem

Toda rotina administrativa eficiente começa com a organização do trabalho. É preciso verificar e agendar o vencimento de todas as contas e esclarecer a maneira como elas serão pagas, além de definir os prazos e o tempo limite que você poderá esperar para receber dos seus clientes sem comprometer o fluxo de caixa.

Também é fundamental identificar quais clientes costumam pagar com atraso e antecedência, pois cada perfil pagador exige um tratamento diferente — que deve ser planejado para facilitar o cumprimento das suas obrigações.

Crie um bom relacionamento com os seus clientes

Uma relação amigável com os seus clientes pode facilitar as cobranças e estimular o fechamento de novos contratos. Não é à toa que as empresas nunca se preocuparam tanto em melhorar os seus canais de contato nos últimos anos, e a maneira mais prática de fazer isso é estreitando o caminho entre ambas as partes.

O prestador de serviços deve estar sempre disponível para tirar dúvidas e resolver problemas. As empresas, por sua vez, precisam investir em um bom atendimento desde o primeiro contato e mantê-lo no pós-venda, não só para promover a fidelização, mas para agilizar eventuais negociações.

Não demore a emitir cobranças

Não hesite em cobrar: é seu direito receber e dever do cliente que se comprometeu financeiramente e desfruta do seu produto ou serviço. Redobre sua atenção com quem se irrita muito com as cobranças, pois são esses que provavelmente mostrarão mais resistência e atrasos nos pagamentos.

Embora seja mais frequente a cobrança de contas vencidas, é interessante enviar também um lembrete por e-mail ou correspondência antes da data de vencimento. Qualquer pessoa nos dias de hoje está acostumada a realizar dezenas de pagamentos todos os meses, e é natural que se esqueça de obrigações menos familiares.

Ofereça benefícios a quem paga antecipadamente

Receber pagamentos antecipados é ótimo, mas provavelmente ninguém se preocupará em fazer isso sem uma vantagem visível. A simples geração de multas para os inadimplentes não é capaz de gerar um estímulo suficiente para motivar pagamentos ágeis.

A saída é oferecer benefícios relevantes como descontos, bônus e promoções para quem acerta seus compromissos com antecedência e mantém as contas em dia. Além de reduzir os atrasos nos pagamentos, essa estratégia pode aquecer suas vendas e favorecer o vínculo com os seus melhores clientes.

Faça um controle da inadimplência

Todo empreendedor precisa lidar com a inadimplência, e existem formas de prevê-la e minimizá-la. Alguns cálculos financeiros podem ser usados para esse fim, como o Índice de Inadimplência (total de títulos emitidos dividido pelo total de títulos em aberto no período), que deve tomar como base as características de cada segmento. No varejo, por exemplo, a inadimplência só é considerada para títulos com mais de 90 dias de atraso.

Com esses dados você pode fazer previsões mais seguras para o seu negócio e diminuir os riscos de futuros investimentos. Também pode ser muito útil e importante criar um histórico financeiro detalhado para destacar os clientes que atrasam suas contas com frequência e que, consequentemente, precisam ser tratados com mais cautela.

Utilize softwares de gestão financeira

Em tempos de transformação digital, as planilhas e os livros de conta vêm sendo substituídos gradualmente por sistemas automatizados. Além da facilidade e da praticidade que esses softwares proporcionam, o controle e a precisão dos cálculos também tendem a ser muito maiores.

Existem diversas soluções financeiras disponíveis para todos os tipos de negócio, principalmente para quem trabalha na internet e precisa gerenciar clientes de vários canais diferentes. ContaAzul, Nibo e Omie são plataformas respeitadas no Brasil que prestam esse tipo de serviço.

Conte com um gateway de pagamentos

Um gateway de pagamento funciona como o terminal de cartão de crédito utilizado em lojas de varejo — as famosas maquininhas. Quando uma pessoa vai fazer uma compra utilizando seu cartão, suas informações são codificadas e transmitidas para o banco responsável através do gateway para confirmar se o cartão é válido e possui crédito ou fundos suficientes para viabilizar a compra. Se estiver tudo ok, uma mensagem de confirmação é enviada para o terminal e a compra é efetuada.

Os gateways reduzem o tempo e os custos de toda a operação, pois simplificam a conexão da loja com as operadoras e bancos. São versáteis e se adaptam a praticamente todos os tipos de processo de checkout ou cobrança, além de disponibilizarem ferramentas de gestão financeira e análise de risco. São a principal solução disponível para o controle de pagamentos.

Utilize um processador de pagamentos

Processadores ou intermediadores de pagamentos são as plataformas que fazem a ponte entre a loja ou o prestador de serviços e os usuários de cartão e bancos. A partir de uma fácil integração, essas empresas permitem a comercialização de produtos e serviços dentro do seu próprio site ou em uma página de checkout com diversas formas de pagamento disponíveis.

Algumas ferramentas como Yapay e PayPal oferecem soluções híbridas (processamento e gateway de pagamentos) que entregam os dois serviços de maneira integrada, facilitando a vida de quem preza por praticidade e segurança nas suas transações.

Cada empresa ou profissional deve procurar as melhores soluções para receber pagamentos e gerenciar suas contas de acordo com o seu segmento e as suas necessidades particulares. A escolha de bons serviços é muito importante para o seu negócio e deve ser feita com atenção, mas a boa gestão continua sendo o alicerce de qualquer empreendimento bem-sucedido.

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