Saiba como gerenciar projetos simultâneos sem perder a produtividade

Gerenciar projetos diversos pode trazer alguns desafios. Afinal, qual é a melhor forma de organizar as tarefas do dia a dia para que nada se perca e você continue levando os melhores resultados e performance para todos eles?

A produtividade em múltiplos projetos pode ser prejudicada pela quantidade de tarefas acumuladas e simultâneas, comprometendo o desempenho dos seus projetos e os resultados esperados.

Pensando nisso, decidimos separar algumas dicas para que você consiga remanejar sua rotina e ser cada vez mais produtivo. Caneta e papel na mão: é hora de fazer listas e descobrir o que precisa ser feito!

Tenha um planner

Ter um planner ajuda a fazer listas, organizar o tempo e deixar suas reuniões e tarefas cada vez mais organizadas. O planner é uma forma mais ‘visual’ de identificar todos os compromissos do dia, o que pode funcionar muito bem para algumas pessoas.

Se você gosta de ter uma agenda, essa é uma excelente opção: é possível definir os blocos de tempo, tarefas e criar etiquetas para cada tipo de atividade, facilitando o controle e mantendo a produtividade alta:

Faça listas

O primeiro passo é fazer listas. As listas são uma ótima forma de analisar como será o seu dia e o que precisa ser feito. Crie também em ordem de prioridade, facilitando as entregas dos itens mais críticos e de maior dificuldade. Com elas, o planejamento se torna mais eficaz, podendo melhorar ainda mais a produtividade.

O ideal é estruturar hoje, ao fim do dia, a lista do dia seguinte. Dessa forma, você terá maior controle e assertividade do que precisa ser feito, reuniões, organização do tempo de cada tarefa e muito mais.

Separe blocos de tempo para gerenciar projetos

Uma outra forma de organizar o seu dia para gerenciar projetos é separar blocos de tempo para cada tarefa que será realizada. Agora que você já tem uma lista de tarefas para o dia, é preciso definir quanto tempo será gasto em cada uma dessas atividades para organizar seu dia dentro do que foi planejado.

Esse tempo predefinido te ajudará a estabelecer o tempo de trabalho de cada dia, organizando melhor sua rotina e mantendo a produtividade.

Use a técnica do Pomodoro

A técnica do Pomodoro é uma das preferidas entre os gestores. Ela ajuda a criar momentos de concentração máxima, seguidos de tempos de descanso e relaxamento para melhorar a produtividade e aumentar a capacidade de concentração em cada uma das suas atividades.

Dessa forma, você desliga completamente os itens que podem lhe distrair e se concentra totalmente em tarefas. O alarme toca, e é hora de dar o refresh na caixa de entrada de e-mail, responder mensagens e resolver alguns problemas.

Cinco minutos depois, é hora de começar mais um foco de concentração máxima. Você pode definir o tempo de concentração máxima de acordo com as tarefas que serão realizadas.

Delegue tarefas

Um erro muito comum entre gerentes que precisam controlar diversos projetos simultaneamente é a dificuldade de delegar tarefas. Existe uma tendência de algumas personalidades que consideramos “centralizadoras”.

Essas pessoas têm dificuldade de delegar tarefas para outros colaboradores e acabam abraçando diversas demandas, enfrentando então a dificuldade de lidar com todas as mínimas questões sobre todos os projetos que gerencia.

Pensando nisso, é preciso quebrar esse padrão: delegar algumas tarefas que não têm tanta complexidade ou um nível estratégico menor é fundamental para aliviar a sua demanda e garantir que todas as entregas de todos os projetos sejam finalizadas com qualidade e dentro do tempo.

A delegação também permite que você, enquanto empreendedor e gestor, consiga dar maior atenção à assuntos de maior relevância e cunho estratégico, garantindo que tudo ocorra da melhor maneira possível.

Tenha prioridades

Ter prioridades ao gerenciar projetos é fundamental para manter a produtividade e as entregas em dia. Por isso, ao elaborar uma boa lista de tarefas de cada projeto, defina também as prioridades de cada um deles para que você saiba com o que deverá gastar mais tempo e atenção.

Os projetos com atividades mais críticas e com menores prazos devem estar sempre no topo da lista, garantindo que a criatividade ainda esteja aguçada na hora de realizar essas tarefas.

Quando existir um projeto melhor encaminhado, talvez seja interessante delegar a responsabilidade, mesmo que temporariamente, para um outro gestor, aumentando assim o seu tempo livre para lidar com outros projetos em situações mais críticas.

Aproveite os softwares para gerenciar projetos

Uma outra forma de gerenciar projetos simultaneamente e manter a organização é a utilização de softwares de gestão e organização de horas e tarefas.

Existem várias ferramentas que podem ajudar diariamente com esse tipo de atividade. Cabe a você, então, descobrir qual é a melhor e que oferece as funcionalidades necessárias para que lhe ajude da melhor forma possível.

A tecnologia está aqui para facilitar nossas vidas, então, por que não utilizá-la? Os softwares de gestão auxiliam a:

  • organizar o seu dia;
  • estimar a quantidade de horas gastas em cada projeto;
  • organizar a lista de tarefas por prioridade;
  • organizar as pendências;
  • delegar tarefas para outros colaboradores.

Aprenda a identificar seus limites

E, claro, é fundamental aprender a identificar seus limites. Um dos erros mais comuns que prejudicam a produtividade e o gerenciamento de projetos é tentar abraçar o mundo e comprometer todo o seu tempo com multitarefas.

Todos nós temos limites produtivos. Os momentos de descanso também são fundamentais para manter o bom rendimento diariamente.

Por isso, não comprometa o seu dia inteiro com tarefas: descubra qual é o seu limite produtivo e tenha momentos de descanso e relaxamento para melhorar ainda mais a produtividade e entregar os melhores resultados em cada tarefa que está sendo realizada.

Com as dicas que separamos para você nesse artigo, gerenciar projetos simultaneamente será mais fácil. Caso você se enquadre no grupo de gestores centralizadores, não se preocupe: delegar tarefas se tornará mais fácil com o tempo. Escolha aquelas que você tem mais confiança para delegar e faça pequenos testes. Aos poucos, isso será mais simples!

Você, enquanto empreendedor, enfrenta algumas dificuldades durante esse percurso que ainda não foram respondidas nesse conteúdo? Que tal receber mais dicas direto na sua timeline? Curta nossa página no Facebook e fique por dentro de todas as novidades!